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手冊用法

這本使用手冊的閱讀方法

您剛買下這套系統，或者剛接手管理公司，想趕快弄清楚每個畫面是幹什麼的、按下去會發生什麼事。這本手冊就是您的操作說明書：每個功能都照同一種格式寫，您只要認得這個格式，翻到哪一節都能立刻上手。

本手冊沒有「畫面」，它是文字說明。但為了讓您好讀，每個功能都用固定的九個小標題來寫，順序永遠一樣，分別是：功能名稱、功能路徑、適用角色、業務情境、畫面說明、逐步操作步驟、儲存後會發生什麼事、常見錯誤與排解、延伸操作。您不需要從頭讀到尾，哪裡卡住就翻哪裡。

1. 閱讀方法很簡單：
2. 先看「功能路徑」，它告訴您這個功能藏在導覽列的哪個選單裡
3. 看「適用角色」，確認這件事是不是您能做的
4. 看「業務情境」，用一個具體的例子幫您想像什麼時候會用到
5. 照「逐步操作步驟」一步一步點
6. 操作完看「儲存後會發生什麼事」，確認結果對不對

手冊本身沒有儲存動作。您只要記得：凡是步驟裡寫「按下儲存」，就代表您填的資料已經寫進系統，畫面會跳轉或出現綠色的成功訊息。

最常見的困擾是「找不到功能」。遇到時，請先看「功能路徑」，再確認您的帳號有沒有那個職位權限；權限不足時畫面根本不會顯示那個選單。這點在附錄 A 有更完整的說明。

本手冊分成多章：第 1～8 章講業務、帳務、工程、物料、會議、代理商、資料下載、人事出勤等日常功能；第 9 章講 AI；第 10 章講系統設定；第 11 章講登入登出與帳號；最後還有三個附錄。您可以在開頭的目錄找到各章。

第一次登入

第一次登入系統

您剛收到老闆或管理員給的「登入帳號」與「密碼」，準備第一次進系統看資料。例如大華機械的老闆今天把業務小陳的帳號開好，交代小陳登入後先去認領客戶名單。

登入頁上方有系統名稱，中間有兩個輸入框，分別是「帳號」與「密碼」，還有一個「記住我」的勾選框。另外畫面會有一個小小的拼圖驗證：您要把缺了一角的拼圖，用滑鼠拖到正確的位置補起來，補對了才能往下。這是為了防止機器人亂試密碼。

1. 在「帳號」輸入框輸入您的登入帳號（通常是英文或數字組合）
2. 在「密碼」輸入框輸入密碼
3. 把拼圖拖到正確位置補上
4. 如果這台電腦是您自己專用的，可以勾選「記住我」，下次就不用再打帳號密碼
5. 按下「登入」

帳號密碼正確，系統會直接帶您進到主畫面（功能總覽），您會看到畫面上方一整排功能選單。如果勾了「記住我」，之後就算關掉瀏覽器再打開，也會自動登入，不必重新輸入。

最常見的是「登入失敗，請檢查帳號密碼」：通常是密碼打錯，或不小心多按了空白。請重新輸入再試。連續打錯五次，系統為了安全會鎖住這個帳號十五分鐘，請等十五分鐘再試。如果畫面寫「請通知管理員開通帳號」，代表您的帳號還沒開通，請找貴公司管理員處理。

登入之後，建議您先到「設定」接著「會員資料」確認自己的姓名、職位、信箱有沒有錯；然後翻到本手冊「0-3 畫面總覽」，認識畫面上方的功能選單。

畫面總覽

系統畫面總覽（導覽列）

您第一次進系統，看到上面一排字不知道從哪點起。其實整條導覽列就像公司的大門，把所有部門的功能都收在裡面，您只要知道「哪一類工作去哪一類選單」就夠了。

導覽列最左邊是系統名稱；中間是十個大類的選單；最右邊是您的名字與一顆「登出」按鈕，有的公司還會有個鈴鐺圖示（通知）。滑鼠移到任何一個大類上，會往下展開該類底下的功能清單；手機上則是要先點右上角的「☰」展開選單。

這十個大類依序是：業務類（客戶、報價、日報）、帳務類（訂單、應收應付、報表）、工程類（報修、保養、電子簽名）、物料管理（庫存、盤點、採購）、會議類（會議紀錄、文章）、代理商（銷售申請、出貨）、資料下載（報價單、圖片、各類資料）、人事出勤（打卡、請假、薪資）、AI 助手（AI 對話、AI 知識庫）、設定（待辦、公告、權限等）。您要做的第一件事，就是把滑鼠慢慢滑過這十個大類，看看底下各有哪些項目，心裡有個底。

導覽列只是「入口」，點任何一個項目，畫面就會跳到那個功能，不會儲存任何東西，可以放心點。

最常見的是「別人看得到的功能我看不到」。這是因為您的職位權限不同，系統自動把您用不到的功能藏起來了，是正常現象，不是系統壞掉。若您確定需要某個功能卻看不到，請老闆在「權限與選項管理」幫您開權限。

如果您覺得某個功能很常用，可以到「設定」接著「導覽順序設定」把它的位置往上移，或把用不到的項目隱藏起來。詳見本手冊 10-2。

登出

登出系統

您用公司的公用電腦，或是借同事的電腦查完資料，準備離開座位。為了不讓別人看到您的客戶、薪資等資料，離開前一定要登出。

導覽列最右邊會顯示您的名字，名字旁邊有一個紅色的「登出」按鈕。點下去，系統會把您這次的登入狀態清掉，並把畫面帶回登入頁。

1. 確認您手邊的工作都已經儲存（有些表單要按「儲存」才會留住，直接登出可能沒存到）
2. 看畫面上方最右邊，找到「登出」
3. 點下去即可，不必再做其他動作

系統會清掉您這次的登入紀錄，把畫面跳回登入頁。下次要再用，就必須重新輸入帳號密碼（除非您之前勾了「記住我」）。這樣即使別人接著用這台電腦，也看不到您的資料。

最常見的是「找不到登出按鈕」。手機畫面上，選單是摺起來的，要先點右上角的「☰」把選單展開，登出按鈕才會出現。另外請注意：登出不等於把表單存檔，未按儲存的資料會消失，所以登出前請先確認重要資料都按過儲存。

如果您是管理員，登出前可以順便確認一下「權限與選項管理」裡的「登入日誌」，看看這段時間有沒有人嘗試用您的帳號登入失敗，提早發現異常。