資料下載
線上學院、報價文件、圖片中心與保養 PDF 匯出。
線上學院
線上學院
業務情境您想放一些給新進員工看的教學文件、產品型錄、操作手冊，讓大家隨時可以自己翻。線上學院就像公司內部的雲端資料櫃，把 PDF、Word、Excel 檔案分類放好，誰都能看、能下載。
畫面說明左邊是資料夾列表，右邊是檔案區。第一次進來會顯示「請從左側選擇一個資料夾」。選了資料夾後，右邊上方會出現工具列，可以切換「列表／網格」顯示、搜尋檔名，還有「上傳檔案」按鈕。每個檔案都能預覽、下載；有管理權限的人還能看到新增／刪除資料夾和刪除檔案的按鈕。
操作步驟- 點左邊某個資料夾（例如「新人訓練」）
- 若要找特定檔案，在搜尋框輸入關鍵字再按「搜尋」
- 想看內容就按「預覽」，想存下來就按「下載」
- 要放新檔案，先點進目標資料夾，再按「上傳檔案」，選好檔案後按「確認上傳」。上傳的檔案限 PDF、Word、Excel 這幾類，單檔不能超過 40MB
上傳成功後，進度條跑完、視窗關閉，檔案立刻出現在該資料夾，您和同事都能看到。下載的檔案會存到您電腦的「下載」資料夾。預覽則是在新視窗直接打開，不會佔用電腦空間。
常見錯誤與排解上傳時若選到不支援的檔案類型，會被擋下，請改用 PDF、Word 或 Excel。檔案超過 40MB 時系統會提醒「請縮小後再上傳」。若按上傳卻跳出「請先選擇資料夾」，表示您還沒點左邊的資料夾，先選一個再上傳。
延伸操作檔案多了可以用右上角的「列表／網格」切換，網格模式一列五個圖卡，適合快速瀏覽。有管理權限的人可在左邊按「＋」新增資料夾，把不同主題分開；刪除資料夾前系統會確認，因為裡面的檔案會一起被刪掉。
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各類資料
各類資料
業務情境公司有些共用的文件——報價範本、合約範本、申請表、公司規章，以前散在每個人的電腦裡。現在統一丟到「各類資料」，建立資料夾分類，大家要用的時候自己下載，不用再問人。
畫面說明頁面上方是「上傳到目前資料夾」區塊，可以一次選多個檔案。中間有麵包屑路徑（根目錄／子資料夾），方便您知道現在在哪一層。下方列出資料夾和檔案，檔案會顯示圖示、名稱、大小、日期，並有「列表／網格」兩種檢視和「下載」連結。主管／管理員還能看到「新增資料夾」和「刪除」的按鈕。
操作步驟- 若要分類，先在下方輸入框打新資料夾名稱（例如「報價範本」），按「新增資料夾」
- 點進那個資料夾
- 在上方選檔案（可一次多選）按「上傳」
- 要下載時，找到檔案點「下載」，或直接點檔案名稱（網格模式點圖卡）就會打開
上傳後會顯示「上傳完成」，檔案立刻出現在目前資料夾，同檔名會自動改名（加數字前綴）避免覆蓋。下載的檔案存到您電腦。新增的資料夾會出現在清單裡，大家可以點進去放東西。
常見錯誤與排解刪除資料夾前系統會要求確認，且資料夾必須是空的才能刪（有檔案會刪不掉）。檔名裡的奇怪符號會被自動換成底線，這是為了避免存檔出錯，屬正常現象。若您不是主管，就看不到新增資料夾和刪除的按鈕，只能上傳和下載。
延伸操作檔案類型有對應圖示（PDF 紅色書本、Excel 綠色、圖片等），一眼就能分辨。檔案會依時間從新到舊排列，方便找最新版。建議定期把過時的舊版刪掉，避免大家下載到錯的版本。
▲ 各類資料
報價單文件
報價單文件（業務文件報價管理）
業務情境業務每次報價用的範本、產品規格書、過去的正式報價 PDF，都要有個地方統一收好，出外拜訪客戶前隨時能調出來看或寄給客戶。這個頁面就是業務專屬的文件櫃。
畫面說明左邊是資料夾列表，右邊是檔案區，介面和線上學院類似。選了資料夾後，上方工具列可以切換「列表／網格」、搜尋檔名，還有「重新命名目錄」「刪除目錄」「上傳檔案」三個按鈕。每個檔案有預覽、下載、改名、刪除四個動作。
操作步驟- 點左邊資料夾（例如「2026 正式報價」）
- 上傳：按「上傳檔案」選檔案再按「上傳」
- 找檔案：在搜尋框輸入檔名關鍵字按「搜尋」
- 寄給客戶前先按「預覽」確認內容，確認無誤再按「下載」存檔
- 檔名不滿意可按「改名」，系統會自動保留副檔名
上傳的檔案立刻進到該資料夾，所有人都能看到、下載。改名後檔名即時更新。刪除前系統會再三確認，刪掉就無法復原。資料夾也可以整個重新命名或刪除（刪除會連內容一起刪）。
常見錯誤與排解若上傳時沒先選資料夾，可能傳到錯誤的位置，上傳前請先確認左邊選中的資料夾名稱。改名時只輸入主檔名即可，副檔名（.pdf 之類）系統會自動補上，不必自己打。若沒權限，頁面會跳走，這頁只有業務和老闆能進。
延伸操作建議依「年份」或「客戶」建立資料夾，把正式報價和範本分開，找起來才快。和「報價紀錄」頁搭配使用：文件櫃放檔案，報價紀錄放每一張報價單的狀態與金額，兩邊互補。
報價紀錄
報價紀錄
業務情境業務張先生這個月報了很多價，客戶有的還在考慮、有的已經接受。他想一眼看出每張報價單現在走到哪一步，客戶接受了就轉成正式訂單。這個頁面把所有報價單列成一張表，狀態清清楚楚。
畫面說明頁面是一張大表，每列顯示報價編號、日期、客戶名稱、未稅小計、稅額、含稅總額、稅率、狀態、版本、建立人、操作。狀態有：草稿、已送出、已接受、已拒絕、已過期、已作廢、已轉訂單。正式報價還會多一個「待審批／已核准／已退回」的小標籤。操作欄會依狀態顯示對應的按鈕（送出、接受、拒絕、過期、作廢、轉訂單、編輯）。
操作步驟- 報價做好後狀態是「草稿」，按「送出」把狀態改成已送出
- 客戶回覆要了，按「接受」（這一步需要審批權限）
- 接受後按「轉訂單」，系統會把這張報價轉成正式訂單並建立應收
- 若客戶不要了，按「拒絕」
- 草稿要改內容，按「編輯」填寫客戶名稱、發票抬頭、日期、未稅小計、稅額、稅率後儲存
每次狀態變更都會記錄下來，狀態標籤即時更新。「轉訂單」成功後會跳出提示，告訴您產生了哪個訂單編號、金額多少，同時那張報價的狀態變成「已轉訂單」、不能再改。編輯草稿時，版本號會加一，方便追蹤改了幾次。
常見錯誤與排解若按「接受」或「轉訂單」被擋，多半是您沒有審批權限，或這張是「正式報價」還沒通過審批，請先請主管到報價審批核准。只有「草稿」狀態可以編輯，其他狀態的內容都不能改。轉訂單時若找不到對應客戶，系統會請您先在業務專案建立客戶。
延伸操作稅額明細是照報價當下的稅率拆解（未稅小計＋稅額＝含稅總額），對帳很方便。轉訂單後可到「訂單管理」和「應收帳款」頁查看那張訂單和客戶欠款。報價可見範圍可設定成「全部」或「只看自己建立的」，避免業務互相看到彼此的報價。
▲ 報價紀錄
保養紀錄匯出
保養紀錄匯出（保養 PDF 清單）
業務情境工程師每次到客戶現場保養完，會產生一份保養 PDF（電子簽名紀錄）。月底要整理這個月的保養單，或客戶來討某次的保養證明，就到這個頁面找出來下載、分享給客戶。
畫面說明頁面上方是篩選列，有「關鍵字搜尋」「FAE 人員」下拉選單、「起始日期」「結束日期」。接著是統計卡，顯示總檔案數、已選取、總大小，以及「下載所選」「上傳 PDF」兩個按鈕。下面是一張表，每列有勾選框、檔案名稱、FAE、檔案大小、上傳日期，以及「預覽」「下載」「分享」三個按鈕。
操作步驟- 要找某個工程師的單，在「FAE 人員」選他（例如「李修緯」）
- 要看某段時間，填起始、結束日期
- 按「篩選」
- 單張下載就按該列的「下載」；想看內容按「預覽」（桌機會跳出視窗，手機直接開新頁）
- 要一次抓多張，先勾選幾個檔案，再按「下載所選」，系統會打包成一個壓縮檔下載
按「分享」會產生一個臨時連結（有效 24 小時）並自動複製，您可以貼給客戶，對方點開就能看那份 PDF。下載的檔案存到您電腦。上傳的 PDF 會立刻出現在清單裡。
常見錯誤與排解若篩選後顯示「沒有符合條件的 PDF」，請放寬條件或換關鍵字，注意篩選是看檔名裡的日期和 FAE，所以建議上傳時檔名照「門店-日期-FAE-描述」的格式，篩選才準。上傳一次最多 10 個 PDF、且只能傳 PDF。分享連結 24 小時後失效，客戶沒及時看要重按一次。
延伸操作手機版畫面較窄，表格要左右滑動才能看到後面的按鈕，頁面會提示「向右滑動」。善用「下載所選」月底一次打包，比一張張按快。這個清單只顯示您公司自己的保養 PDF，別家看不到。
▲ 保養紀錄匯出
圖片下載／上傳
圖片下載／上傳（業務圖庫與素材庫）
業務情境業務要拿產品照片、展場照片、機器損壞照片給客戶看，這些圖散在手機、電腦裡。這個頁面像公司共用的相簿，把圖片分類收好，誰都能搜尋、下載，業務簡報時隨時抓圖。
畫面說明左邊是圖片分類列表（含「全部圖片」和「未分類」）。右邊是一格一格的縮圖，每張圖下方顯示名稱。上方有搜尋框（可搜檔名、標籤、描述）和「上傳圖片」按鈕。點任一縮圖會打開詳細資訊視窗，裡面有大圖預覽、下載原圖、變更分類、顯示名稱、搜尋標籤、詳細描述，以及刪除和儲存修改按鈕。
操作步驟- 上傳：按「上傳圖片」，選好圖片（可多選）、選存放分類、可打一段共同描述，按「開始上傳」
- 找圖：在搜尋框輸入關鍵字（例如「展覽」）按「搜尋」
- 點縮圖看大圖，要存下來就按「下載原圖解析度」
- 整理：點開後改分類、改名稱、補標籤和描述，按「儲存修改」
上傳的圖片立刻出現在縮圖牆，並依您選的分類歸位。改名稱、標籤、描述後即時更新，之後用這些關鍵字就能搜到。刪除前系統會確認，刪掉就永久消失。下載原圖會存到您電腦，保留最高解析度。
常見錯誤與排解若縮圖一直沒顯示，重新整理頁面即可（系統會自動更新圖的快取）。刪除分類時，裡面的圖片不會被刪掉，而是移到「未分類」，所以不用擔心誤刪圖片。「全部圖片」和「未分類」這兩個分類不能改名或刪除。
延伸操作善用「搜尋標籤」，一張圖可以打多個標籤（例如「展覽、損壞」），日後用任一關鍵字都找得到。上傳時打的描述會套用到同批所有圖片，節省時間。這個圖庫只放您公司的圖片，適合當作業務共用的素材庫。